そらまめのおと

メインは5歳ひとりっこ男子の子育て&幼稚園生活について。ときどき私の仕事(リトミックとピアノを教えています!)のことや夫の治療記録(脳出血&うつ)について書いています(*´꒳`*)

「定例会の議事録、必要ですか?」役員の仕事を少しでも減らしたい!について考える(幼稚園保護者会)

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こんにちは〜、そらまめです^ ^

 

つわりも相まって、滅多に更新されないこのブログですが、またしても幼稚園の保護者の話です。

 

 

「定例会の議事録、必要ですか?」

今年度が始まってから本部メンバーでこの話題がちょくちょく出ます。

 

あ、今のところは結論が出ないので書記さんにお願いして書いてもらっています。

 

どうしてこの話題が出てくるのか…というと………。

 

昨年度は議事録を作成しなかったんだそうで、議事録がないのです。

 

 

書記さんが今やってくださっているお仕事は、

 

・毎月の定例会議事録作成

・定例会での内容をもとにしたニュースレターの作成と配布

 

の2つ。

というわけで、昨年度の書記さんのお仕事は、ニュースレター作成&配布だけでした。

 

 

で、今年度は本部のメンバー内で必要か不要かの判断がまだできないので書いてもらっているのですが、なかなかなくす決心ができずにいます。

 

 

議事録、なくても大丈夫だよ!→

 

・どうせ誰も見ていない

・幼稚園に提出するわけでもない

 

 

〝誰も見ていない〟っていうのは大きいですよね。誰も見ないものをわざわざ作るなんて……どうかしてる。

 

また、同じような理由として、本部内での引き継ぎとして、毎月の定例会の内容が必要なら、議事録ではなくて、引継書としてちょっと残しておく程度でいいのでは?

という意見も。

 

 

それでも、私個人としては、議事録があった方がいいんじゃないかな…と思っています

私自身は、〝議事録あった方がいいよね〟派です。理由は…

 

(そもそも人数のとても少ない園なので)急に人数が増えたり減ったりした時に、保護者の運営どうしよう!となりがちなので、その場合に過去のやり方を知ることができる。

 

・今年は節目の年なので特にそう思うのかも…ですが、寄付金などのイレギュラーな出費の金額やその時の考え方を知ることができる。

 

・言ったことを忘れがちな園長先生なので、「コレ、みんなで共有したぜ」と証拠を残すことでトラブルを防ぐことができる。

 

 

ざっくりとこんな感じ。

確かに「ここ何年か」は、大きなトラブルもなく、議事録なくても問題なかったのかも。

だけど、保険や リスク管理的な意味で議事録がある方がいいのでは、と考えました。

 

 

そして、毎月の定例会の企画をしている個人的な立場としては、

 

昨年度の議事録、めっちゃ欲しかった!

 

ってのが本音ね^ ^。

ニュースレターも、定例会をもとに作成されているので、今年度は頑張ってそこに書いてあることから、記憶を呼び戻して今年の議題を決めたりしています。

 

要するに、昨年度も違う係として毎月定例会に出ていたから、

「あぁ、あの時〇〇さん(昨年度の副会長さん)、あぁやって言ってたな…この文はこういうニュアンスだな」

と思い出すことができるのであって、昨年度定例会に出ていないメンバーだったら全く違うニュアンスで解釈してしまうことばっかりになると思います。

 

どうしてか…、というと。

ニュースレターはやっぱりニュースレター。

みんなが話したことを全て記録しているわけではないし、ちゃんとみんなが読めるように「外向き」に書いてあるから。

 

 

…とはいえ負担は減らしたい

それでもやっぱり、議事録も作ってニュースレターも…は大変だよなぁ、と思います。

 

ボイスレコーダー駆使して、がんじがらめではないとはいえ、ニュースレターの方には発行日の締め切りもある。

 

どの係もだけど、仕事がひとりの人に集中してしまうのは、できれば避けたいな…。

せっかくの人数少なすぎ幼稚園だし、本当は、全員が同じくらいの感じで…が理想なんだけど。

 

この議事録の件は、ニュースレターの発行日を少し後ろにずらして、議事録係とニュースレター係の2人でやるってのも手かもな…(来年度に向けて)と思いました。

 

 

議事録の話は一例だけれど、他にも色々ありそうだよね。

 

 

……というわけで……

 

議事録、必要ですか???

 

 

今日もありがとうございました!